Hiệp hội chỉ xử lý dữ liệu cần thiết cho việc vận hành trang web, xác minh hồ sơ, giao tiếp chuyên nghiệp và thực hiện nhiệm vụ của mình theo quy định của pháp luật. Nó không bán dữ liệu cá nhân cũng như không thiết lập hồ sơ quảng cáo hoặc theo dõi tiếp thị trên nhiều trang web. Khi dữ liệu cá nhân liên quan đến việc xác minh hồ sơ, thư từ qua email, tài liệu công việc hoặc sự kiện, hiệp hội sẽ quản lý dữ liệu đó theo mục đích rõ ràng, phạm vi cần thiết, ranh giới ủy quyền và thời gian lưu giữ.
- Đơn vị điều hành
- Hiệp hội Phát triển Văn hóa, Thể thao và Nghệ thuật Hòa Nhịp (HCSA)
- Vị trí văn phòng
- Pacific Place，83B Lý Thường Kiệt，Hoàn Kiếm，Hà Nội，Việt Nam
- Liên hệ bảo vệ dữ liệu
- contact@hcsa-org.com
1. Đơn vị hoạt động và pháp luật, quy định hiện hành
Hiệp hội Phát triển Văn hóa, Thể thao và Nghệ thuật Hòa Nhịp chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu cá nhân trên trang web này và dịch vụ xác minh hồ sơ do hiệp hội kiểm soát và chịu trách nhiệm tương ứng của người kiểm soát, người xử lý hoặc người kiểm soát dữ liệu cá nhân và người xử lý theo mối quan hệ xử lý cụ thể.
Chính sách này được xây dựng theo Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15, Luật dữ liệu 60/2024/QH15, Luật an ninh mạng 116/2025/QH15 của Việt Nam và các quy định hiện hành khác. Khi các luật liên quan hoặc các quy định thực hiện được điều chỉnh, Hiệp hội sẽ xem xét đồng thời chính sách này và các hoạt động xử lý thực tế.
2. Phạm vi áp dụng và vai trò xử lý
Chính sách này áp dụng cho việc truy cập trang web chính của hiệp hội, sử dụng dịch vụ tìm kiếm thành viên và giải thưởng, liên hệ với hiệp hội qua email công khai và gửi tài liệu hợp tác, triển lãm, nghiên cứu, đánh giá hoặc chỉnh sửa nội dung cho hiệp hội.
Khi trang web liên kết đến các dịch vụ của bên thứ ba không do Hiệp hội kiểm soát, các bên thứ ba đó phải chịu trách nhiệm về dữ liệu mà họ thu thập và xử lý một cách độc lập. Hiệp hội sẽ nhắc nhở các liên kết bên ngoài tại các địa điểm có thể nhận dạng được, nhưng chính sách này không thay thế các quy tắc về quyền riêng tư của bên thứ ba.
3. Dữ liệu cá nhân được hiệp hội xử lý
Nhật ký truy cập và bảo mật trang web
Khi trang web hoặc dịch vụ truy vấn đang chạy, địa chỉ IP, thời gian truy cập, loại trình duyệt và thiết bị, trang được yêu cầu, trang nguồn, thông báo lỗi và bản ghi sự kiện bảo mật có thể được tạo để vận hành và bảo trì, kiểm soát truy cập, khắc phục sự cố và ngăn chặn lạm dụng.
Truy vấn và xác minh dữ liệu bản ghi
Dịch vụ truy vấn sẽ xử lý số hồ sơ, tên đăng ký hoặc tên tổ chức bạn đã gửi và hiển thị trạng thái hồ sơ cần thiết để hoàn tất việc xác minh cá nhân hoặc tổ chức khi thông tin trùng khớp cùng lúc. Yêu cầu thành viên chỉ được cung cấp cho chính thành viên đó hoặc người liên hệ được ủy quyền của thành viên tổ chức và không cung cấp danh sách công khai của thành viên, tìm kiếm mờ hoặc yêu cầu hồ sơ của người khác.
Email, cộng tác và dữ liệu hoạt động chuyên nghiệp
Khi được liên hệ qua email hoặc qua các kênh được Hiệp hội xác nhận, Hiệp hội có thể xử lý tên hoặc chức danh, địa chỉ email, đơn vị liên kết, chức vụ, nội dung thư, thông tin công việc, sơ yếu lý lịch nghề nghiệp và các tài liệu đính kèm mà bạn chủ động gửi. Vui lòng không gửi hình ảnh đầy đủ của giấy tờ tùy thân, tài khoản tài chính, sức khỏe, sinh trắc học hoặc dữ liệu cá nhân nhạy cảm khác không liên quan đến vấn đề qua thư thông thường.
4. Cookie, bộ nhớ cục bộ và phiên trình duyệt
Trang web chính không sử dụng cookie quảng cáo hoặc theo dõi tiếp thị trên nhiều trang web. Các trang web sử dụng bộ nhớ cục bộ của trình duyệt để lưu tùy chọn ngôn ngữ; bạn có thể xóa dữ liệu trang web trong trình duyệt của mình và trang web sẽ trở về trạng thái ngôn ngữ mặc định.
Kết quả xác minh được lưu tạm thời trong bộ nhớ phiên của phiên trình duyệt hiện tại nhằm mục đích hiển thị; bản sao tạm thời này sẽ bị xóa khi đóng phiên trình duyệt hoặc dữ liệu trang web bị xóa. Các khu vực quản trị bị hạn chế có thể sử dụng cookie phiên cần thiết để duy trì thông tin đăng nhập và ngăn chặn các yêu cầu giả mạo, đồng thời không được sử dụng để quảng cáo hoặc lập hồ sơ hành vi.
5. Mục đích và cơ sở pháp lý của việc xử lý
Hiệp hội xử lý dữ liệu cá nhân nhằm mục đích trả lời các câu hỏi, sắp xếp liên lạc chuyên nghiệp, xác minh hồ sơ thành viên và giải thưởng, duy trì lưu trữ công cộng, quản lý triển lãm và giấy phép làm việc, đảm bảo an ninh trang web và dữ liệu, xử lý khiếu nại và đính chính cũng như thực hiện nghĩa vụ của mình theo luật pháp Việt Nam.
Tùy từng trường hợp cụ thể, hiệp hội sẽ xử lý sự đồng ý hợp lệ của chủ thể dữ liệu, xử lý yêu cầu do chủ thể dữ liệu đưa ra hoặc thực hiện các thỏa thuận liên quan, thực hiện nghĩa vụ pháp lý, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của chủ thể dữ liệu hoặc các chủ thể khác và các cơ sở khác được pháp luật Việt Nam cho phép. Khi dựa vào sự đồng ý, Hiệp hội đảm bảo rằng sự đồng ý phù hợp với một mục đích cụ thể và duy trì các kênh rút lại sự đồng ý theo quy định của pháp luật.
6. Xác minh hồ sơ thành viên và giải thưởng
Trung tâm điều tra được sử dụng bởi chính các thành viên hoặc người liên hệ được ủy quyền của các thành viên tổ chức để xác minh hồ sơ thành viên và cung cấp xác minh hồ sơ danh dự cho các đơn vị liên quan và công chúng có số hiệu và tên đã đăng ký hợp lệ. Để ngăn chặn việc liệt kê và lạm dụng, cả hai loại truy vấn đều yêu cầu cung cấp đồng thời số bản ghi và tên đăng ký hoặc tên tổ chức, đồng thời ghi lại thông tin kiểm tra như địa chỉ IP, loại truy vấn, số bản ghi và liệu có lần truy cập hay không.
Hiệp hội chỉ hiển thị thông tin cần thiết để hoàn thành xác minh hiện tại và không hiển thị thông tin liên hệ cá nhân, số ID, ngày sinh, thông tin tài chính hoặc dữ liệu nhạy cảm không liên quan khác trong kết quả. Chủ thể hồ sơ có thể yêu cầu xác minh, đính chính, hạn chế hiển thị hoặc xóa trạng thái, nội dung hiển thị; các hồ sơ phải được pháp luật lưu giữ sẽ được xử lý theo các quy định hiện hành.
8. Gia công xuyên biên giới và dịch vụ ở nước ngoài
Lưu trữ trang web, email, sao lưu hoặc hỗ trợ kỹ thuật có thể liên quan đến cơ sở hạ tầng hoặc nhà cung cấp dịch vụ ở nước ngoài. Khi xử lý dữ liệu cá nhân xuyên biên giới, Hiệp hội sẽ đánh giá mục đích xử lý, danh mục dữ liệu, người nhận, biện pháp bảo mật và rủi ro của chủ thể dữ liệu theo Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân và Luật dữ liệu của Việt Nam, đồng thời thực hiện đánh giá tác động, ghi chép, cập nhật và nghĩa vụ hợp tác pháp lý hiện hành.
Hiệp hội sẽ không sử dụng quy trình xử lý xuyên biên giới để thay đổi mục đích đã định, cũng như không làm giảm việc bảo vệ quyền của chủ thể dữ liệu Việt Nam và tính bảo mật của dữ liệu cá nhân.
9. Thời gian lưu giữ, xóa và ẩn danh
Dữ liệu cá nhân sẽ chỉ được lưu giữ trong khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành mục đích xử lý, duy trì hồ sơ chuyên môn hợp lệ, giải quyết tranh chấp hoặc tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý. Khoảng thời gian của dữ liệu khác nhau tùy thuộc vào nội dung thư từ, thời hạn hiệu lực của hồ sơ, thời hạn ủy quyền, nhu cầu kiểm tra bảo mật và quy định pháp luật Việt Nam.
Khi mục đích xử lý đã hoàn thành và không còn cơ sở để tiếp tục lưu trữ, hiệp hội sẽ xóa, hủy hoặc ẩn danh dữ liệu liên quan; khi cần giữ lại các phiên bản lịch sử hoặc các kho lưu trữ chuyên nghiệp, quyền truy cập và phạm vi sử dụng sau này sẽ bị hạn chế. Bộ nhớ cục bộ hoặc phiên của trình duyệt được kiểm soát bởi thiết bị của khách truy cập và có thể bị xóa thông qua cài đặt trình duyệt.
10. Các biện pháp bảo mật và sự cố dữ liệu cá nhân
Hiệp hội áp dụng các biện pháp như quyền truy cập, xác thực, đặc quyền tối thiểu, bảo vệ truyền tải và lưu trữ, kiểm tra nhật ký, sao lưu và phục hồi, sửa chữa lỗ hổng và quản lý nhà cung cấp dịch vụ dựa trên tính chất và rủi ro của dữ liệu, đồng thời liên tục đánh giá và cải thiện mức độ bảo vệ từ khi bắt đầu xử lý.
Khi xảy ra sự cố có thể ảnh hưởng đến bảo mật dữ liệu cá nhân, Hiệp hội sẽ kịp thời kiểm soát tác động, lưu giữ bằng chứng cần thiết, đánh giá rủi ro, thực hiện biện pháp khắc phục và thông báo hoặc báo cáo tới cơ quan chức năng và chủ thể dữ liệu bị ảnh hưởng theo quy định của pháp luật Việt Nam.
11. Quyền của chủ thể dữ liệu và phương thức yêu cầu
Trong phạm vi được pháp luật Việt Nam quy định, chủ thể dữ liệu có thể tìm hiểu và truy cập dữ liệu liên quan đến mình, yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung, cung cấp, xóa hoặc hạn chế xử lý, từ chối hoặc phản đối việc xử lý không phù hợp, rút lại sự đồng ý và nộp đơn khiếu nại, báo cáo, khởi kiện hoặc yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật.
Khi đưa ra yêu cầu, vui lòng cho biết tên hoặc danh tính chủ thể của bạn, các trang hoặc hồ sơ có liên quan, các vấn đề được yêu cầu và thông tin xác minh cần thiết qua địa chỉ email công khai. Hiệp hội chỉ yêu cầu thông tin cần thiết để hoàn tất quá trình xác minh danh tính và ngăn chặn việc sử dụng gian lận, đồng thời sẽ xử lý thông tin đó trong thời hạn và phạm vi do pháp luật Việt Nam quy định; đối với các yêu cầu liên quan đến quyền, nghĩa vụ pháp lý hoặc tính toàn vẹn của hồ sơ của người khác, Hiệp hội sẽ giải thích cơ sở xử lý tương ứng.
12. Dữ liệu về trẻ em và đối tượng được bảo vệ đặc biệt
Trang web này không phục vụ mục tiêu chính là trẻ em. Khi tham gia các hoạt động văn hóa, thể thao, nghệ thuật, triển lãm tác phẩm của thanh thiếu niên, hiệp hội sẽ thực hiện theo nguyên tắc có lợi nhất cho trẻ em và được sự đồng ý của người đại diện theo pháp luật theo quy định của pháp luật Việt Nam; khi công khai hoặc tiết lộ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân của trẻ em trên 7 tuổi, hiệp hội sẽ được sự đồng ý của cả trẻ em và người đại diện theo pháp luật.
Người đại diện theo pháp luật có thể nhân danh mình thực hiện các quyền liên quan theo quy định của pháp luật. Khi hiệp hội phát hiện ra rằng việc xử lý dữ liệu có thể xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của trẻ em hoặc các đối tượng được bảo vệ đặc biệt khác, hiệp hội sẽ dừng quá trình xử lý tương ứng và thực hiện các biện pháp bảo vệ cần thiết.
13. Liên hệ, Khiếu nại và Báo cáo An toàn
Yêu cầu về quyền dữ liệu cá nhân, khiếu nại về quyền riêng tư hoặc mối quan ngại về bảo mật phải được gửi tới contact@hcsa-org.com. Vui lòng cho biết "Yêu cầu dữ liệu cá nhân" hoặc "Báo cáo bảo mật" trong email và mô tả trang liên quan, số hồ sơ hoặc vấn đề cũng như yêu cầu cụ thể của bạn.
Nếu vẫn phản đối kết quả xử lý của hiệp hội, bạn có thể khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện lên cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật Việt Nam.
14. Cập nhật chính sách
Hiệp hội sẽ cập nhật chính sách này do có những thay đổi về chức năng trang web, phương pháp xử lý dữ liệu, nhà cung cấp dịch vụ hoặc các quy định hiện hành tại Việt Nam. Phiên bản mới sẽ được xuất bản trên trang này và được đánh dấu bằng ngày có hiệu lực và cập nhật; những thay đổi có tác động quan trọng đến quyền hoặc phương pháp xử lý của chủ thể dữ liệu sẽ được thông báo thông qua lời nhắc trên trang hoặc các phương pháp thích hợp khác.