Bài thuyết trình có thể kết thúc nhưng phải sắp xếp các phương pháp, vai trò, phiên bản, quyền hạn và kết quả có thể sử dụng lại để chuyển trải nghiệm hợp tác sang giai đoạn tiếp theo.
Các dự án liên ngành thường tập trung nhiều vào triển lãm, biểu diễn, sự kiện hoặc ra mắt cuối cùng. Khi cảnh kết thúc và cả nhóm giải tán, quá trình thảo luận, lựa chọn phương pháp và các mối quan hệ hợp tác có xu hướng biến mất nhanh chóng, chỉ để lại một vài bức ảnh và phần giới thiệu chung.
Nếu bạn muốn sự hợp tác tạo ra giá trị lâu dài, dự án nên xem xét những gì cần được bảo tồn ngay từ đầu. Thay vì thu thập tất cả các tài liệu sau khi sự việc xảy ra, các cơ quan lưu trữ chọn các hồ sơ quan trọng giải thích vấn đề nảy sinh như thế nào, các nguyên tắc khác nhau có liên quan như thế nào và các kết quả tiếp tục được sử dụng như thế nào.
Ghi chú phương pháp hỗ trợ công việc theo dõi tốt hơn so với tóm tắt hoạt động
Một bản tóm tắt hoạt động cho biết những gì đã xảy ra và một ghi chú về phương pháp giải thích lý do tại sao nhóm làm những gì họ đã làm, những lựa chọn nào được so sánh, những hạn chế gặp phải và cách điều chỉnh. Các dự án sau này có thể sử dụng điều này để xác định những trải nghiệm nào có thể được tái sử dụng và trải nghiệm nào chỉ áp dụng được cho các điều kiện hiện tại.
Hồ sơ không nhất thiết phải là những báo cáo dài dòng. Các vấn đề, quyết định quan trọng, vai trò, giai đoạn và phản hồi chính tạo thành bối cảnh dự án ngắn gọn và hiệu quả.
Quyền sở hữu và phạm vi sử dụng kết quả cần phải được lưu giữ cùng nhau
Các kết quả liên ngành thường được tạo ra bởi nhiều người và nhiều phương tiện truyền thông. Riêng danh sách ghi công không chỉ ra ai chịu trách nhiệm nghiên cứu, sáng tạo, công nghệ, giáo dục hoặc diễn giải trước công chúng cũng như cách tái sử dụng tài liệu.
Các kho lưu trữ nên kết nối các vai trò đóng góp, các phiên bản công khai, phạm vi quyền hạn và trách nhiệm bảo trì. Trong quá trình phổ biến hoặc sao chép tiếp theo, tất cả các bên có thể xác nhận ranh giới tương ứng và giảm thiểu kết quả đi chệch khỏi mối quan hệ ban đầu.
Việc đánh giá kết thúc cần được chuyển đổi thành điều kiện cho lần hợp tác tiếp theo
Đánh giá sau dự án không chỉ là đánh giá sự thành công mà còn là xác định những thông tin liên lạc nào hiệu quả, những người tham gia nào bị bỏ qua, những nguồn lực và thời gian nào bị đánh giá thấp. Các vấn đề cụ thể sẽ hữu ích hơn cho việc cải thiện hơn là sự hài lòng chung.
Khi những đánh giá này được tổng hợp và phản hồi lại cho nhóm, dự án sẽ không chỉ là một bài thuyết trình một lần. Nó trở thành trải nghiệm được chia sẻ có thể được sử dụng vào lần tới khi bạn chọn chủ đề, thiết lập vai trò và tổ chức truyền thông đại chúng.