Đối tượng áp dụng:Các thành viên cá nhân, thành viên tổ chức hiện tại và vai trò liên lạc được chỉ định của họ
Để duy trì tính xác thực, đầy đủ và có thể kiểm chứng của hồ sơ thành viên, hiệp hội tiếp tục chấp nhận cập nhật thông tin và đánh giá trạng thái cho các thành viên cá nhân và thành viên tổ chức. Vấn đề này dành cho hồ sơ thành viên hiện có và không thay thế quy trình đề xuất và chấp nhận cho thành viên mới.
Các bản cập nhật phải dựa trên những thay đổi đã xảy ra và có thể được xác minh. Nếu chỉ cần chỉnh sửa văn bản, thông tin liên hệ hoặc phạm vi công bố thì phải chỉ rõ nội dung gốc và nội dung đề xuất; nếu những thay đổi liên quan đến những thay đổi về bản sắc nghề nghiệp, tổ chức thể chế, vị trí công cộng hoặc thành tích đại diện thì phải cung cấp các tài liệu hỗ trợ tương ứng.
1. Các vấn đề áp dụng
Việc cập nhật có thể được thực hiện bởi chính thành viên, bởi vai trò liên lạc được chỉ định của thành viên tổ chức hoặc bởi người chịu trách nhiệm được thành viên ủy quyền rõ ràng. Những thay đổi sau đây cần được nhập vào tệp để xem xét kịp thời:
- Những thay đổi trong định hướng chuyên môn, lĩnh vực công việc chính, vị trí công cộng hoặc thành tích công cộng của một cá nhân.
- Thay đổi tên đăng ký, loại hình tổ chức, phạm vi kinh doanh hoặc vai trò liên lạc được chỉ định của thành viên tổ chức.
- Các thành viên muốn điều chỉnh các trường công khai, liên kết công việc hoặc liên kết dự án trong kết quả truy vấn.
- Người ta nhận thấy rằng trang web và trạng thái truy vấn không nhất quán với các bản ghi hợp lệ hiện có và cần phải sửa chữa.
2. Gửi nội dung
Email đầu tiên phải cho biết loại thành viên, số yêu cầu hiện tại, các vấn đề cập nhật và phạm vi tiết lộ được đề xuất. Khi có liên quan đến tài liệu nhận dạng, kết quả không được tiết lộ hoặc thông tin liên hệ riêng tư, danh mục tài liệu và giải thích cần thiết phải được gửi trước và không có tài liệu nhạy cảm nào ngoài nhu cầu xác minh sẽ được đính kèm vào thư email công khai đầu tiên.
- Ghi chú cập nhật: Phân loại nội dung gốc, nội dung đề xuất, ngày thay đổi và lý do.
- Tài liệu hỗ trợ: Các trang công khai, tài liệu chính thức hoặc hồ sơ được ủy quyền chứng minh sự thay đổi.
- Ủy quyền công khai: Làm rõ trường nào có thể vào trang web và kết quả truy vấn, trường nào chỉ dành cho xác minh nội bộ.
- Các vấn đề của tổ chức: Vai trò liên hệ được chỉ định sẽ giải thích mối quan hệ ủy quyền và thông tin liên hệ hiệu quả hiện tại.
3. Xác minh và kết quả
Sau khi hiệp hội hoàn tất quá trình xác minh chính thức, hiệp hội sẽ xác nhận xem có cần xem xét chuyên môn, xác nhận quản trị hoặc cập nhật đồng thời các dự án liên quan hay không dựa trên tính chất của vấn đề. Khi tài liệu còn thiếu những nội dung nào, hãy nêu ngay phạm vi cần bổ sung; khi có nhiều cột liên quan, hãy sử dụng cùng một mục cập nhật để duy trì kết nối.
Sau khi xác minh hoàn tất, hồ sơ thành viên, trang công khai hoặc trạng thái truy vấn sẽ được cập nhật và thời gian cập nhật sẽ được duy trì. Những thay đổi trạng thái không được ghi nhận chính thức thông qua tin tức thông thường. Khi liên quan đến danh mục thành viên, đình chỉ, rút lui hoặc các quyết định quản trị khác, chúng sẽ được xử lý riêng theo hệ thống tương ứng.
Hiệp hội Phát triển Văn hóa, Thể thao và Nghệ thuật Hòa Nhịp